Vale a pena utilizar a IA para escrever os seus e-mails?

A utilização de ferramentas de IA como o ChatGPT ou o Gemini para redigir mensagens de correio eletrónico não é novidade, especialmente tendo em conta que o Gmail até tem uma funcionalidade integrada “Ajude-me a escrever”. Mas embora esta funcionalidade seja conveniente vale a pena utilizar a IA para escrever os seus e-mails para a comunicação diária?

Vale a pena utilizar a IA para escrever os seus e-mails?

As ferramentas de IA para escrever e-mails podem, por vezes, ser úteis, especialmente se estiver a redigir e-mails complicados ou que precisam de seguir um formato específico. Mas como em tudo existem aspetos positivos e outros negativos.

O melhor

Capaz de mudar o tom do e-mail

Pode ter de ajustar o tom com base no destinatário e no contexto. Por exemplo, se estiver a enviar uma mensagem de correio eletrónico a um contacto profissional, deve garantir que o seu correio eletrónico mantém um tom formal. Neste caso, a utilização de uma ferramenta de IA para tornar o seu e-mail mais rigoroso pode ajudar. Do mesmo modo, se estiver a fazer networking ou a contactar um contacto pessoal, pode utilizar a IA para adicionar alguns pormenores ao e-mail e torná-lo menos formal.

É claro que ajustar o tom das suas mensagens de correio eletrónico, especialmente se forem longas ou incluírem vários pormenores, pode consumir muito tempo. No entanto, utilizando ferramentas de IA, consegue redigir uma resposta que tem o tom certo e que é lida como quer.

Respostas elaboradas se quiser

Já teve de responder a uma mensagem de correio eletrónico em que a resposta mais direta seria um “sim” ou um “não”? Embora possa ser esse o caso, nem toda a gente gosta de receber respostas de uma ou duas palavras. Mas as pessoas também não querem perder muito tempo a redigir respostas com informações supérfluas. Assim uma ferramenta de IA pode fazer isso por si.

Brainstorming

As ferramentas de IA são úteis para ajudar a ter ideias, a encontrar as palavras certas ou a formular as frases de forma adequada e até a criar uma linha de assunto eficaz.

O pior

Mensagens demasiado genéricas

Embora os e-mails surjam bem escritos fica sempre a sensação de que qualquer pessoa que tenha lido conteúdo gerado por IA pode notar a diferença.

Demora tempo a obter a resposta perfeita

A ideia por detrás da utilização de ferramentas de IA para escrever e-mails era reduzir o tempo que levava a escrever um rascunho. No entanto, colocar todos os detalhes no prompt inicial, rever a versão da IA, adicionar mais detalhes ou editá-lo, e relê-lo, leva mais tempo do que se o tivesse escrito do zero.

A funcionalidade de composição inteligente do Gmail e de outras plataformas é interessante. De facto, é bastante útil para completar frases e tornar os emails mais atrativos. No entanto, reveja sempre muito bem as coisas. É que caso contrário pode ter surpresas indesejadas.