Quando se trata de remover e-mails, há duas opções que quase todos os serviços têm: “Arquivar” e “Eliminar”. Para alguns utilizadores do Gmail isto é um pouco confuso porque existem duas opções que na realidade são muito semelhantes. Mas afinal qual é a diferença entrar arquivar ou apagar um e-mail no Gmail e qual deve usar?
Gmail: é melhor arquivar ou eliminar um e-mail?
Tanto a opção de arquivar como a de apagar e-mails irá removê-los da sua caixa de entrada. No entanto é aí que as semelhanças terminam. Saber a diferença entre os dois pode potencialmente salvá-lo de alguns problemas.
O que acontece quando “arquiva” um e-mail?
A função de arquivo nos serviços de e-mail é essencialmente um apagar mais soft. Assim o e-mail é removido da sua caixa de entrada e da sua vista. Ou seja, parece que apagou o email. Mas na realidade ele não desapareceu para sempre.
Os e-mails arquivados são normalmente colocados numa pasta especial “Arquivo”. No entanto no caso do Gmail eles não vão para uma pasta especial, mas são visíveis quando mudamos para a opção “Todo o correio”. Os e-mails arquivados também aparecem nos resultados da pesquisa.
Se pensar no correio físico, a função de arquivo é como enfiar uma parte do correio numa gaveta. Não o vemos mais mas ainda lá está se precisarmos dele.
O que acontece quando elimina um e-mail?
Eliminar um e-mail é uma função de alguma forma permanente. Quando apaga um e-mail é normalmente movido para uma pasta “Lixo Electrónico”. É aí que ele ficará durante 30 dias, após o qual é removido definitivamente.
Os emails que foram apagados não aparecem em “Todos os emails” e não os pode encontrar com a pesquisa. Entretanto tem 30 dias para mudar de ideias. Se isso não acontecer nunca mais os volta a ver.
Para usar novamente o exemplo do correio físico, apagar é como colocar o correio no seu caixote do lixo. Pode ter alguns dias para o recuperar. Mas depois de ele ser levado desaparece para sempre.
O que deve usar?
Com estas definições em mente, pode estar a pensar que não há razão para alguma vez apagar completamente um e-mail. Bem, isso pode ser verdade… se estiver disposto a pagar pelo armazenamento. É que os dias de armazenamento gratuito ilimitado para as contas Gmail já acabou.
Porque deve eliminar os e-mails em vez de os arquivar
Em 2013, a Google fundiu todos os dados da conta e limitou o plano gratuito a 15GB. A sua caixa de entrada do Gmail, Google Drive e Google Fotos contam para esse espaço. Isto significa que os emails arquivados contam para isto.
Assim é uma boa prática apagar qualquer e-mail que de que nunca mais vai precisar.
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